Εβδομάδα 6: Ιδεασμός και διαχείριση έργων

Σημειώσεις μελέτης βασισμένες στη Διάλεξη 6 «Ιδεασμός / Ideation» και στο κεφάλαιο «Διαχείριση έργων» που δόθηκε ως υλικό. Τα αρχεία βρίσκονται στο Moodle.

Αυτή την εβδομάδα βλέπουμε δύο πλευρές ενός έργου: πώς γεννιούνται οι ιδέες για τη λύση, και πώς σχεδιάζεται και παρακολουθείται το έργο στον χρόνο.

Ιδεασμός

Η διαδικασία σχεδίασης έχει δύο μεγάλες φάσεις:

Ο ιδεασμός (ideation) είναι το πρώτο στάδιο της υλοποίησης: η φάση όπου παράγονται δημιουργικές ιδέες για να πετύχουν οι στόχοι που ορίστηκαν. Μετά από μια απαιτητική και μεθοδική ανάλυση, ο ιδεασμός πρέπει να είναι ελεύθερος, διασκεδαστικός και μη γραμμικός.

Από τις προδιαγραφές στα προσχέδια

1. Παίρνεις μία-μία τις προδιαγραφές και για καθεμία βρίσκεις όσο το δυνατόν περισσότερες ιδέες. Αυτές λέγονται επί μέρους λύσεις (ΕΜΛ): καθεμία ικανοποιεί μία (απλή ΕΜΛ) ή μερικές (σύνθετη ΕΜΛ) προδιαγραφές, αλλά όχι όλο το πρόβλημα. Μαζί σχηματίζουν μια δεξαμενή ιδεών (idea pool).
2. Συνδυάζεις ΕΜΛ σε προσχέδια: ολοκληρωμένες προτάσεις που καλύπτουν όλες τις προδιαγραφές. Συνήθως φτιάχνονται τρία.
3. Αξιολογείς τα προσχέδια με βάση τις προδιαγραφές και διαλέγεις αυτό που θα εξελιχθεί σε τελικό σχέδιο.

Το να εξετάζεις κάθε προδιαγραφή χωριστά σε απελευθερώνει από τους περιορισμούς του συνόλου και από αποφάσεις που έχουν ήδη παρθεί, οπότε βρίσκεις περισσότερες και πιο τολμηρές λύσεις. Παράλληλα, ένα μεγάλο πρόβλημα σπάει σε μικρά, πιο εύκολα.

Κάποιες προδιαγραφές δεν «γεννούν» ιδέες, αλλά χρησιμεύουν για να κρίνεις τα προσχέδια, π.χ. «η εφαρμογή να κοστίζει λιγότερο από 5.000 €». Αυτές λέγονται αξιολογητικές, σε αντίθεση με τις δημιουργικές που παράγουν ΕΜΛ.

Οι κανόνες του ιδεασμού

• Κάθε προδιαγραφή εξετάζεται χωριστά.
• Όσο το δυνατόν περισσότερες εναλλακτικές για καθεμία, και παραλλαγές τους.
• Δημιουργικότητα και φαντασία πρώτα: σκέψου «έξω από το κουτί».
• Καμία κριτική σε αυτή τη φάση. Ακόμα και οι υπερβολικές ιδέες τροφοδοτούν τη δημιουργικότητα και μπορεί να φανούν χρήσιμες.
• Πολλά, γρήγορα σκίτσα είναι καλύτερα από λίγα τέλεια.
• Παρ’ όλα αυτά, κάποιες ιδέες πρέπει να είναι εφαρμόσιμες και ειδικές για το αντικείμενο, γιατί θα γίνουν κομμάτια ενός προσχεδίου.

Τεχνικές

Ο ιδεασμός είναι συνήθως ομαδική δουλειά, όπου η ιδέα του ενός πυροδοτεί την ιδέα του άλλου. Χρήσιμες τεχνικές:

• Καταιγισμός ιδεών (brainstorming).
• Moodboard: ένας πίνακας με εικόνες και υλικά που δίνουν την αίσθηση που ψάχνεις.
• Αναλογίες και μεταφορές: για «μια εφαρμογή που να δείχνει γρήγορη», σκέψου τι «πετάει».
• Λύσεις από άλλους χώρους: για την ταξινόμηση εγγράφων, δες πώς οργανώνει τα ανταλλακτικά μια αποθήκη.
• Τυχαία ερεθίσματα: εικόνες ή λέξεις που ξεκολλάνε τη σκέψη.
• Future search: φαντάζεσαι το μέλλον και φέρνεις τις λύσεις του στο σήμερα.

Διαχείριση έργων

Τι είναι έργο

Έργο είναι ένα σύνολο δραστηριοτήτων σε καθορισμένο χρόνο, με συγκεκριμένους στόχους. Κάθε έργο έχει:

• αρχή και τέλος· η ημερομηνία λήξης είναι αυστηρή, γιατί κρίνει την επιτυχία·
• μοναδικό αποτέλεσμα: ο συνδυασμός κόστους, χρόνου, ποιότητας και στόχων δεν επαναλαμβάνεται, ακόμα κι αν το αποτέλεσμα είναι μια υπηρεσία·
• κύκλο ζωής, προϋπολογισμό, εργασίες, πόρους και εμπλεκόμενους.

Οι εμπλεκόμενοι είναι ο κύριος του έργου (για τον οποίο γίνεται), ο φορέας υλοποίησης (που το εκτελεί), η αναθέτουσα αρχή (που το αναθέτει, π.χ. με διαγωνισμό), οι χρηματοδότες και οι τελικοί χρήστες.

Η διαχείριση έργου είναι ο προγραμματισμός, η οργάνωση, η διεύθυνση και ο έλεγχος των πόρων, ώστε το έργο να ολοκληρωθεί στην ώρα του, μέσα στον προϋπολογισμό και με την ποιότητα που συμφωνήθηκε. Αυτά τα τρία είναι και τα τρία είδη ελέγχου: χρόνου, κόστους και ποιότητας.

Το διάγραμμα Gantt

Το διάγραμμα Gantt (Henry Gantt, 1917) είναι ένα οριζόντιο ραβδόγραμμα: ο κάθετος άξονας έχει τις δραστηριότητες και ο οριζόντιος τον χρόνο. Κάθε ράβδος ξεκινά και τελειώνει όταν ξεκινά και τελειώνει η δραστηριότητα. Μια δεύτερη ράβδος δείχνει πόσο έχει προχωρήσει, και μια κάθετη γραμμή στη «σημερινή» ημερομηνία δείχνει αν το έργο είναι στον προγραμματισμό.

Για ένα μικρό έργο σε μοντέλο καταρράκτη, με μονάδα την εβδομάδα:

• Υπέρ: σαφές, απλό, το καταλαβαίνει και όποιος δεν είναι ειδικός, σχεδιάζεται εύκολα και βοηθά στην παρακολούθηση.
• Κατά: δεν χωρά εύκολα έργα με πολλές δραστηριότητες, δεν δείχνει από μόνο του τις εξαρτήσεις και τις κρίσιμες δραστηριότητες, ούτε το κόστος.

Τα σύγχρονα εργαλεία (MS Project, ProjectLibre) προσθέτουν ορόσημα (milestones) και βέλη εξαρτήσεων ανάμεσα στις ράβδους.

Δίκτυο και κρίσιμο μονοπάτι

Για να δεις τις εξαρτήσεις, σχεδιάζεις το έργο ως δίκτυο: κάθε δραστηριότητα έχει μια διάρκεια και τις προαπαιτούμενες (predecessors) δραστηριότητες που πρέπει να τελειώσουν πριν αρχίσει. Οι δραστηριότητες μπαίνουν είτε στους κόμβους του δικτύου (AON) είτε στις ακμές του (AOA).

Η μέθοδος του κρίσιμου μονοπατιού (Critical Path Method, CPM) υπολογίζει για κάθε δραστηριότητα:

• ΝΕ / ΝΛ (Early Start / Finish): η νωρίτερη έναρξη και λήξη, με πέρασμα προς τα εμπρός·
• ΑΕ / ΑΛ (Late Start / Finish): η αργότερη έναρξη και λήξη χωρίς να καθυστερήσει το έργο, με πέρασμα προς τα πίσω·
• το απόθεμα χρόνου (slack): πόσο μπορεί να καθυστερήσει χωρίς να καθυστερήσει όλο το έργο, απόθεμα = ΑΕ − ΝΕ.

Οι δραστηριότητες με μηδενικό απόθεμα σχηματίζουν το κρίσιμο μονοπάτι: αν καθυστερήσει οποιαδήποτε από αυτές, καθυστερεί όλο το έργο.

Παράδειγμα. Μια μικρή εφαρμογή (διάρκειες σε ημέρες):

Το έργο διαρκεί 14 ημέρες και το κρίσιμο μονοπάτι είναι A → C → D → E. Η σχεδίαση της βάσης (B) μπορεί να καθυστερήσει έως 2 ημέρες χωρίς συνέπειες, γιατί η υλοποίηση περιμένει ούτως ή άλλως τη διεπαφή (C), που τελειώνει την ημέρα 7.

Η μέθοδος PERT

Η PERT (Program Evaluation and Review Technique) αναπτύχθηκε το 1957 για το πρόγραμμα Polaris του αμερικανικού ναυτικού. Τη χρησιμοποιούμε όταν δεν είμαστε σίγουροι πόσο θα κρατήσει μια δραστηριότητα. Για καθεμία δίνουμε τρεις εκτιμήσεις:

• a, αισιόδοξος χρόνος: αν όλα πάνε πολύ καλά·
• m, πιθανότερος χρόνος: σε κανονικές συνθήκες·
• b, απαισιόδοξος χρόνος: αν όλα πάνε στραβά (χωρίς καταστροφές).

Ο αναμενόμενος χρόνος δίνεται από τον γνωστό τύπο της PERT:

tₑ = (a + 4m + b) / 6

Αν για τη σχεδίαση διεπαφής (C) εκτιμάμε a = 2, m = 4 και b = 8 ημέρες, τότε tₑ = (2 + 16 + 8) / 6 ≈ 4,3 ημέρες: λίγο πάνω από τον πιθανότερο χρόνο, γιατί οι καθυστερήσεις είναι συνήθως μεγαλύτερες από τις «καλές εκπλήξεις». Με τους αναμενόμενους χρόνους υπολογίζεις μετά το κρίσιμο μονοπάτι όπως παραπάνω.

Και οι δύο μέθοδοι μετρούν τον χρόνο σε ημερολογιακές μονάδες (μια δουλειά πέντε ατόμων μιας ημέρας διαρκεί μία ημέρα, όχι πέντε) και δεν υπολογίζουν το κόστος. Αυτό έχει δικό του προϋπολογισμό, με τους πόρους κάθε δραστηριότητας.

Ερωτήσεις αυτοαξιολόγησης

1. Τι είναι μια «επί μέρους λύση» και πώς διαφέρει από ένα προσχέδιο;

Η επί μέρους λύση ικανοποιεί μία ή λίγες προδιαγραφές, όχι όλες. Το προσχέδιο συνδυάζει επί μέρους λύσεις σε μια ολοκληρωμένη πρόταση που καλύπτει όλες τις προδιαγραφές.

2. Γιατί στον ιδεασμό δεν επιτρέπεται η κριτική;

Γιατί η κριτική «φρενάρει» τη δημιουργικότητα. Ακόμα και ιδέες που μοιάζουν υπερβολικές μπορεί να οδηγήσουν σε καλές λύσεις. Η αξιολόγηση έρχεται αργότερα, στα προσχέδια.

3. Στο παράδειγμα, η υλοποίηση (D) καθυστερεί 1 ημέρα. Πόσο θα κρατήσει το έργο;

15 ημέρες, γιατί η D είναι στο κρίσιμο μονοπάτι (απόθεμα 0): κάθε μέρα καθυστέρησής της μεταφέρει και το τέλος του έργου.

4. Και αν καθυστερήσει 1 ημέρα η σχεδίαση της βάσης (B);

Τίποτα δεν αλλάζει: το έργο τελειώνει πάλι σε 14 ημέρες, γιατί η B έχει απόθεμα 2 ημερών.

5. Μια δραστηριότητα έχει a = 1, m = 3 και b = 11 ημέρες. Ποιος είναι ο αναμενόμενος χρόνος κατά PERT;

tₑ = (1 + 4·3 + 11) / 6 = 24 / 6 = 4 ημέρες.

---

Πηγές: Διάλεξη 6 του μαθήματος· το κεφάλαιο «Διαχείριση έργων» που δόθηκε ως υλικό (στο Moodle).