Εβδομάδα 9: Μελέτη σκοπιμότητας και ανάλυση κόστους-οφέλους

Σημειώσεις μελέτης βασισμένες στις διαλέξεις «Feasibility Report» και «Cost/Benefit Analysis». Οι διαφάνειες βρίσκονται στο Moodle.

Πριν ένας οργανισμός επενδύσει σε ένα έργο, θέλει να ξέρει δύο πράγματα: γίνεται; και αξίζει; Η μελέτη σκοπιμότητας απαντά στο πρώτο, η ανάλυση κόστους-οφέλους στο δεύτερο. Και οι δύο μπαίνουν σε μια πρόταση έργου, όπως αυτή της εργασίας του μαθήματος.

Μελέτη σκοπιμότητας

Η μελέτη (ή έκθεση) σκοπιμότητας (feasibility report) αξιολογεί αν ένα προτεινόμενο έργο είναι πρακτικά εφικτό και πόσες πιθανότητες έχει να πετύχει. Το εξετάζει από πέντε πλευρές:

Η δομή μιας έκθεσης σκοπιμότητας

1. Εισαγωγή: το πλαίσιο, το πρόβλημα που λύνουμε και γιατί γίνεται η μελέτη.
2. Περιγραφή του έργου: τι ακριβώς είναι, πόσο μεγάλο είναι, ποιους στόχους έχει.
3. Ανάλυση αγοράς: οι πελάτες-στόχος, ο ανταγωνισμός, η ζήτηση· πώς θα διαφέρουμε.
4. Τεχνική ανάλυση: οι τεχνικές απαιτήσεις και αν μπορούμε να τις καλύψουμε.
5. Οικονομική ανάλυση: εκτίμηση κόστους, πρόβλεψη εσόδων, ανάλυση κόστους-οφέλους.
6. Νομική ανάλυση: άδειες, κανονισμοί, πρότυπα.
7. Συμπεράσματα και προτάσεις: τα βασικά ευρήματα, και η σύσταση: να γίνει το έργο ή όχι, και υπό ποιες προϋποθέσεις.

Ανάλυση κόστους-οφέλους

Η ανάλυση κόστους-οφέλους (cost/benefit analysis) ζυγίζει τι θα κοστίσει ένα έργο απέναντι σε ό,τι θα αποφέρει. Δεν είναι μόνο αριθμοί: πρέπει να συνδυάσει ποσοτικούς και ποιοτικούς παράγοντες.

Κόστη

• Άμεσο κόστος: συνδέεται ευθέως με την υλοποίηση, π.χ. οι αμοιβές των προγραμματιστών, οι άδειες λογισμικού, ο εξοπλισμός.
• Έμμεσο κόστος: υποστηρίζει το έργο χωρίς να είναι μέρος του, π.χ. η διοίκηση του έργου, η εκπαίδευση του προσωπικού.
• Κόστος ευκαιρίας: η αξία της καλύτερης εναλλακτικής που θυσιάζεις. Αν τα χρήματα πάνε σε μια νέα εφαρμογή, δεν πάνε στην αναβάθμιση της υπάρχουσας ή στην αποπληρωμή ενός δανείου.

Οφέλη

• Οικονομικά: περισσότερες πωλήσεις, εξοικονόμηση από αυτοματοποίηση.
• Μη οικονομικά: καλύτερη φήμη, πιο ικανοποιημένοι πελάτες και εργαζόμενοι. Δεν μετριούνται εύκολα σε ευρώ, αλλά μετράνε.

Τι άλλο παίζει ρόλο

• Χρονικός ορίζοντας: πόσο καιρό θα έχει το έργο κόστη και οφέλη. Ένα βραχυπρόθεσμο έργο πρέπει να αποσβεστεί γρήγορα.
• Κίνδυνοι και αβεβαιότητες: αλλαγές στις τιμές, στην αγορά, στη νομοθεσία ή στην τεχνολογία.
• Υποθέσεις και προβλέψεις: πάνω σε ποια σενάρια στηρίζονται οι αριθμοί. Πρέπει να γράφονται καθαρά, ώστε να ελέγχονται.
• Ευθυγράμμιση με τη στρατηγική: υποστηρίζει το έργο τους μακροπρόθεσμους στόχους του οργανισμού, π.χ. τον ψηφιακό μετασχηματισμό;

Δύο μέθοδοι αξιολόγησης

Σημείο ισορροπίας (break-even): πότε τα οφέλη καλύπτουν το κόστος. Μια εφαρμογή κοστίζει 12.000 € και εξοικονομεί στην επιχείρηση 500 € τον μήνα. Το σημείο ισορροπίας είναι 12.000 / 500 = 24 μήνες· μετά από τα δύο χρόνια, η εφαρμογή «κερδίζει».

Καθαρή παρούσα αξία (Net Present Value, NPV): ένα ευρώ σε ένα χρόνο αξίζει λιγότερο από ένα ευρώ σήμερα, γιατί σήμερα θα μπορούσες να το επενδύσεις. Η NPV «φέρνει» κάθε μελλοντικό όφελος στη σημερινή του αξία, με ένα επιτόκιο, και αφαιρεί το κόστος. Αν βγει θετική, το έργο αξίζει.

Ένα έργο κοστίζει 10.000 € σήμερα και αποφέρει 6.000 € τον χρόνο για δύο χρόνια. Με επιτόκιο 5%:

• όφελος 1ου έτους σε σημερινή αξία: 6.000 / 1,05 ≈ 5.714 €
• όφελος 2ου έτους σε σημερινή αξία: 6.000 / 1,05² ≈ 5.442 €
• NPV ≈ 5.714 + 5.442 − 10.000 = 1.156 € > 0, άρα αξίζει.

Αν είχες απλώς προσθέσει 6.000 + 6.000 − 10.000, θα έβγαζες 2.000 € και θα υπερεκτιμούσες το κέρδος.

Ερωτήσεις αυτοαξιολόγησης

1. Μια εταιρεία θέλει να φτιάξει μια εφαρμογή που χρησιμοποιεί αναγνώριση προσώπου, αλλά κανείς στην ομάδα δεν έχει δουλέψει ποτέ με αυτή την τεχνολογία. Ποια σκοπιμότητα αφορά αυτό;

Την τεχνική σκοπιμότητα: αν ο οργανισμός έχει τις γνώσεις και την υποδομή. Επηρεάζει όμως και τη νομική σκοπιμότητα, γιατί τα βιομετρικά δεδομένα έχουν αυστηρούς κανόνες στον GDPR.

2. Τι είναι το κόστος ευκαιρίας; Δώσε ένα παράδειγμα.

Η αξία της καλύτερης εναλλακτικής που θυσιάζεις. Αν η ομάδα περάσει έξι μήνες σε ένα νέο προϊόν, δεν μπορεί στο ίδιο διάστημα να βελτιώσει το υπάρχον, που ίσως θα έφερνε περισσότερους πελάτες.

3. Ένα σύστημα κοστίζει 9.000 € και εξοικονομεί 750 € τον μήνα. Πότε φτάνει στο σημείο ισορροπίας;

9.000 / 750 = 12 μήνες.

4. Γιατί η NPV ενός έργου βγαίνει μικρότερη από το απλό άθροισμα οφελών μείον κόστος;

Γιατί τα μελλοντικά χρήματα αξίζουν λιγότερο από τα σημερινά. Η NPV μειώνει κάθε μελλοντικό όφελος στη σημερινή του αξία, με το επιτόκιο, πριν αφαιρέσει το κόστος.

---

Πηγές: Διαλέξεις «Feasibility Report» και «Cost/Benefit Analysis» του μαθήματος.